Urġenti vs. Importanti: L-Eħfef Mod Biex Tibqa 'Produttiv u Tagħmel ix-Xogħol it-Tajjeb

Meta Bonnie Ware, infermiera tal-kura palljattiva li tieħu ħsieb pazjenti terminali fl-aħħar ġimgħat ta ’ħajjithom, staqsiet liema kienu l-akbar dispjaċir tan-nies, ħarġu 5 tweġibiet aktar u aktar:

• Nixtieq li jkolli l-kuraġġ li ngħix ħajja vera għalija nnifsi, mhux il-ħajja li ħaddieħor stenna minni
• Nixtieq li ma ħdimtx daqshekk
• Nixtieq li jkolli l-kuraġġ nesprimi s-sentimenti tiegħi
• Nixtieq li bqajt f’kuntatt ma ’sħabi
• Nixtieq li ħallejt ruħi kuntenta

Naħseb dwar din il-lista ħafna waqt li qed naħdem.

Bħall-biċċa l-kbira tan-nies, il-ġranet tiegħi huma mimlija b'xogħol urġenti, iżda ħafna drabi trivjali. Emails. Laqgħat. Qabdiet. Sejħiet.

Huwa bħall-ħlas ta 'karta ta' kreditu ta 'interess għoli. Jien qed naħdem lili nnifsi sal-għadam imma bilkemm nagħmel daqqa ta 'ħarta fil-prinċipju . Meta naħseb lura fuq dak li wettaqt ta 'sinifikat f'ġimgħa partikolari kultant lanqas ħaġa waħda ma tiġi f'moħħi. Kif jiġri dan?

Waqt taħdita fi Stanford, Phil Libin, CEO ta ’Evernote, ħa din il-kwistjoni eżatta, u ddiskuta kif tiddistingwi bejn dak li hu urġenti u dak li hu importanti f’ħajtek:

Kompiti urġenti huma kompiti li għandhom jiġu ttrattati immedjatament.

Dawn huma affarijiet bħal telefonati, kompiti bi skadenzi imminenti, u sitwazzjonijiet fejn għandek tirrispondi malajr. Li tirrispondi għal email, meta jkollok tagħmel dan, ġeneralment huwa kompitu urġenti.

Kompiti importanti huma kompiti li jikkontribwixxu għal missjonijiet u għanijiet fit-tul.

Dawn huma affarijiet bħal dak il-ktieb li trid tikteb, il-preżentazzjoni li tixtieq tagħmel għal promozzjoni, u l-kumpanija li qed tippjana li tibda.

Il-problema hija li ħidmiet importanti ġeneralment jintbgħatu minn ħidmiet urġenti. Mela jekk għandek ammont limitat ta ’ħin f’jumek, kif tista 'tkun żgur li twarrab il-ħin għal kompiti importanti?

L-użu ta ’matriċi ta’ deċiżjoni biex tiddeċiedi x’inhu importanti

Mod wieħed biex insemmu x'inhu l-iktar importanti huwa billi tuża l- Matriċi tad-deċiżjoni Eisenhower : Kull meta tagħmel dan, qed tagħmel dak il-kompromess bejn importanti u urġenti.Jamesclear.com/Crew.co

Żviluppat minn Dwight Eisenhower, ġeneral ta 'ħames stilel fl-Armata ta' l-Istati Uniti, il-Kmandant Suprem tal-Forzi Alleati fl-Ewropa matul it-Tieni Gwerra Dinjija, President ta 'Columbia University, oh, u President ta' żewġ Stati Uniti ta 'l-Istati Uniti, din il-kaxxa sempliċi taqsam ix-xogħol f'kategoriji sempliċi:

Fir-rokna ta 'fuq tax-xellug ( Importanti u Urġenti ), tista 'tpoġġi affarijiet bħal kriżijiet, skadenzi, u problemi.

Ir-rokna ta ’fuq tal-lemin ( Importanti u Mhux Urġenti ) jista 'jikkonsisti f'affarijiet bħal relazzjonijiet, ippjanar ta' proġetti fit-tul, u rikreazzjoni.

Ir-rokna tal-qiegħ-xellug ( Mhux Importanti u Urġenti ) jista 'jikkonsisti f'interruzzjonijiet, laqgħat u attivitajiet.

Il-kantuniera tal-lemin t'isfel ( Mhux Importanti u Mhux Urġenti ) jista 'jikkonsisti f'ħela ta' ħin, attivitajiet pjaċevoli, u kompiti trivjali oħra.

Huwa pjuttost faċli li telimina l-affarijiet mhux importanti u mhux urġenti. Dak huwa tip ta 'ebda brainer. Trid tqatta 'l-inqas ħin hemm possibbli.

Affarijiet importanti u urġenti huma wkoll ovvjament l-ewwel affarijiet li għandek tkun qed tindirizza.

Imma xi ngħidu dwar il-prijoritizzazzjoni bejn iż-żewġ kwadranti l-oħra? Huwa fejn l-affarijiet isiru diffiċli.

Ħafna nies jonqsu milli jagħmlu kompiti urġenti l-ewwel - il-problema hi dik jekk dejjem qed tagħmel kompiti urġenti, m'intix kapaċi twettaq kompiti importanti .

Kompiti urġenti dejjem joħorġu. U dejjem ikun hemm kompiti aktar urġenti milli għandek ħin biex twettaq, tkun kemm tkun tipprova.

Qatt sibt lilek innifsek tgħid, [X] huwa tassew importanti, imma m’għandix ħin għaliha bħalissa?

Kull meta tagħmel dan, qed tagħmel dak il-kompromess bejn importanti u urġenti. Lao Tzu jgħid, Iż-żmien huwa ħaġa maħluqa. Li tgħid ‘M’għandix ħin,’ huwa bħal ngħid, ‘Ma rridx.’

Jew kif poġġietha Picasso, Twarrab biss sa għada dak li int lest li tmut wara li ħallejtuh.

Kif tagħmel kompiti importanti urġenti

L-eħfef mod biex tiżgura kompitu importanti urġenti huwa li agħtiha skadenza .

L-iskadenzi huma fil-fatt dak li jagħmel il-kompiti urġenti urġenti: Il-fatt li trid tittrattahom immedjatament. Nuqqas ta 'skadenzi huwa wkoll ta' spiss dak li jagħmel kompiti importanti daqshekk mhux importanti. Ġeneralment huma t-tip ta ’ħaġa li tista’ tasal għaliha eventwalment.

Pereżempju, trid tħallas il-kera sal-aħħar tax-xahar. Dik hija skadenza. Hekk kif toqrob dik l-iskadenza, il-kompitu jsir dejjem aktar urġenti.

Min-naħa l-oħra, l-għan tiegħek li tidħol fil-forma huwa importanti, iżda mhu urġenti xejn. Int jkollhom biex tasal fil-gym sal-aħħar tax-xahar? Probabbilment le.

Allura l-ewwel ħaġa li għandek tagħmel jekk trid tiżgura li jsiru kompiti importanti hija li tistabbilixxi skadenzi. Kompitu importanti huwa kważi dejjem sett kbir ta ’kompiti (ħafna drabi huma aktar bħal proġetti) u sabiex inti tistabbilixxi skadenza l-ewwel trid taqsamha f’kompiti iżgħar u tistabbilixxi skadenzi għal dawk.

L-approċċ favorit tiegħi għal dan ġej minn Issir l-Affarijiet , li fih David Allen jistaqsi:

X'inhi l-azzjoni fiżika li jmiss li trid tieħu biex tagħmel progress f'dan il-kompitu?

Dik hija l-ħaġa li għandek bżonn biex tissettja skadenza għaliha.

Issa hawnhekk tidħol il-parti kruċjali, għax mhux biżżejjed li tissettja biss skadenza.

Għaliex għandek bżonn skadenzi serji

It-tieni kwalità ta 'kompiti urġenti li tagħmilhom urġenti hija li l-iskadenzi tagħhom mhumiex negozjabbli.

Jekk ma tissodisfax l-iskadenza hemm riperkussjonijiet serji.

Huwa ovvju għaliex dan huwa l-każ b'xi ħaġa bħal ma tħallasx kera. L-ewwel sidek se jċempillek u jgħajjatlek. Jekk int sensittiv għall-pressjoni soċjali, dan probabbilment ikun biżżejjed biex iġġiegħlek tħallas il-kera tiegħek fil-ħin. Inkella, eventwalment tittieħed il-qorti u tkeċċi, li huwa serju biżżejjed għal ħafna nies.

Il-problema bl-iffissar biss ta ’skadenzi għal kompiti importanti hija li ma jsirux serji awtomatikament. Jekk ngħid li għandi mmur il-ġinnasju qabel tmiem il-ġimgħa, bażikament m'hemmx riperkussjonijiet talli naqset milli tilħaq dik l-iskadenza.

Allura kif tagħmel l-iskadenzi aktar sinifikanti? Hawn xi modi:

1. Għamilha pubblika

Mod wieħed biex skadenza ssir iktar serja huwa li tiddikjaraha pubblikament. Meta tkun responsabbli pubblikament sa skadenza, allura ma tistax tqarraq lilek innifsek biss. In-naħa ta ’wara ta’ din il-munita hija li jekk tissettja data pubblikament, aħjar tkun żgur li tista ’effettivament tolqotha. M'hemm xejn pjuttost bħall-istress li jkollok tolqot skadenza li ssettjajt wisq aggressivament għalik innifsek.

2. Oħloq premjijiet u pieni

Mod ieħor biex skadenza ssir iktar serja huwa li twaqqaf premju talli laqtuha jew kastig talli nieqsa. Poġġi dan is-sett ta 'premjijiet u pieni f'posthom qabel iż-żmien u kun żgur li m'intix il-persuna responsabbli għall-eżekuzzjoni tiegħu. Pereżempju, ikteb ċekk għal $ 2000 lil xi organizzazzjoni politika li tobgħodok, agħtiha lil ħabibek, u għidilhom biex jibagħtuha jekk tonqos milli tilħaq l-iskadenza.

3. Żomm lil ħaddieħor responsabbli

Meta tiġi biex iżżomm lil ħaddieħor (bħal membri tat-tim tiegħek) responsabbli għall-iskadenzi, huwa importanti li n-nies jiġu realizzati kemm l-iskadenzi importanti huma importanti għalik. Ma tistax tittollera skadenzi mitlufa. U dan ifisser li verament tiċċekkja u jkollok konversazzjonijiet skomdi meta jintilfu l-iskadenzi. Jekk ma tagħmilx dan, allura n-nies jifhmu li l-iskadenzi mhumiex daqshekk importanti għalik, u jibdew jiġu mbuttati lura jew jitilfu dejjem aktar spiss.

4. Issettja tfakkiriet kostanti għalik innifsek

Huwa faċli ħafna li tinjora skadenza sakemm ma jkollokx tfakkira kostanti. Ħidmiet urġenti spiss ikollhom tfakkiriet inkorporati, bħal ħabibek jew il-konjuġi tiegħek li jibqa 'jġiegħlek tagħmel xi ħaġa. Għal kompiti importanti, għandek twaqqaf dawk it-tfakkiriet int stess. Poġġi stickies madwar l-iskrivanija tiegħek. Issettja avvenimenti tal-kalendarju jew tajmers. Poġġi sinjal mill-mera tal-kamra tal-banju tiegħek. Agħmel dak kollu li għandek tagħmel biex.

*****

Jidher li dan huwa ħafna xogħol? Ukoll, jista 'jkun għall-ewwel. Imma maż-żmien isir aktar faċli, u ssib li tħossok ħafna inqas stressat.

Dejjem ikollok biżżejjed kompiti urġenti biex timla ġurnata sħiħa, ġimgħa, sena, jew saħansitra ħajja. Imma dak li verament għandek tkun qed tonfoq il-biċċa l-kbira ta 'l-enerġija tiegħek huwa li twettaq affarijiet importanti, biex ma ssibx ruħek b'lista ta' dispjaċir ta 'affarijiet li qatt ma sibt ħin tagħmel.

Jory MacKay huwa editur @CrewLabs , fejn din il-kariga deher oriġinarjament . Trid titgħallem issir l-aħjar verżjoni tiegħek? Għafas hawn biex tingħaqad mal-eluf ta 'dawk li jfasslu u intraprendituri li jirċievu l-email tagħna ta' kull ġimgħa biex iżidu l-kreattività u l-produttività tiegħek.